Checklist: tudo o que a sua empresa precisa saber

Acompanhar manutenções preventivas, inspeções, controlar a chegada de matérias-primas e comprovar a utilização de EPI’s são apenas alguns exemplos de como o checklist pode ser usado na rotina de prestação de serviços. Essa ferramenta ajuda a ter um controle maior sobre o trabalho, tornando a gestão mais ágil e eficiente.

O checklist pode ser usado na verificação de etapas, lista de afazeres (to do), solução de problemas e outras etapas da prestação de serviços. Assim, sua utilização gera um avanço nas metodologias já implantadas nas organizações e ajuda a aprimorar a rotina em busca de uma otimização contínua.

O que é checklist?

Checklist é um termo em inglês que pode ser traduzido como “lista de verificação”. Na prática, é um método de controle e organização que contém diversas opções de preenchimento e ajuda a identificar quais atividades ou tarefas foram realizadas. 

A principal função dessa ferramenta é tornar o trabalho em equipe mais organizado e padronizado durante a execução de serviços como manutenções, inspeções e controle de materiais, por exemplo.

Os principais tipos de checklist são:

• Verificação de etapas: indica de uma maneira clara e objetiva o conjunto de etapas necessárias para o cumprimento de uma manutenção e também pode ser aplicado em situações urgentes, como quando a empresa precisa cumprir um prazo e não quer perder a qualidade no serviço prestado.
• To do (lista de afazeres): essa lista de verificação contém as tarefas que precisam ser cumpridas pela equipe com relação à estruturação e processos da empresa. Em geral, pode ser desenvolvida individualmente para cada área da organização ou para cada cliente, de modo que os colaboradores possam cumprir um padrão.
• Solução de problemas: é composta por um conjunto de instruções que devem ser seguidas diante de uma circunstância de risco. A partir desse documento, é possível identificar e resolver eventuais erros, problemas ou acidentes ocorridos durante os atendimentos.

Como é feito um checklist?

Ao desenvolver um checklist, seja uma lista de afazeres, verificação de etapas ou solução de problemas, é fundamental ter um planejamento.

Em geral, os modelos variam de acordo com o serviço que será realizado, o tipo de equipamento ou ativo e a periodicidade.

O primeiro passo é definir as verificações para cada equipamento, incluindo quais os itens que serão verificados em cada um, qual a melhor forma de fazer a pergunta e qual resposta você deseja que o técnico coloque (marcar um X, texto, foto ou número, por exemplo).

Depois, é o momento de organizar e separar as verificações por equipamento e periodicidade com base nas informações anteriores.

Em geral, as verificações variam de acordo com o equipamento, periodicidade ou o cliente, por exemplo. Assim, você pode ter um modelo de inspeção mensal e outro semestral para o mesmo equipamento, mas com perguntas diferentes alinhadas ao plano de manutenção.

Após a definição e criação da lista de itens que serão inspecionados, o gestor deve decidir o roteiro da visita, ou seja, a sequência do checklist.

O técnico precisa de um tempo determinado para a realização do serviço, depois o gestor recebe as respostas e analisa o trabalho que foi feito.

Outro passo importante é a definição dos serviços que vão no cabeçalho do documento, como em qual cliente o checklist será implementado (com CNPJ e endereço completo), qual técnico irá realizar o serviço e quais os dados da visita (horário de entrada e saída, por exemplo).

Com a implementação da lista, é importante testá-la para identificar o que funciona e o que não funciona para cada cliente ou área da empresa.

Em geral, algumas informações são padronizadas, mas existem casos específicos que devem ser testados em campo com o objetivo de encontrar a melhor maneira de listar os serviços executados.

Para isso, é importante que o gestor tenha o suporte da equipe que irá realizar o serviço e pode ajudar com ideias para verificar a necessidade de cada item.

O sucesso da implementação dessa metodologia depende do engajamento da equipe, o que pode ser feito por meio de treinamentos e cursos para ensinar os gestores a aplicarem boas práticas nas rotinas de trabalho.

Na gestão de facilities, o checklist é fundamental para que os processos sejam estruturados e realizados da maneira adequada. Para saber mais sobre o tema, confira nosso texto.